Как осуществить контроль работы сотрудников?

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь. Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Контроль персонала: 10 проверенных методов

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше. Причин улучшить нашу совместную работу – масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше.

И один из главных и типовых случаев – это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят, что выполнено, а что нет.

По умолчанию в их голове мысль – “Ничего не выполнено!”, а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите – тотальный или простой, это второй вопрос.

Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем, как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

№1 Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) – устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”. Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы.

В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей – “Я этого не говорил”.

Второй способ – это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч.

  • Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать.
  • Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.
  • И третий, финальный способ – это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами.

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе. Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

№2 Время контроля

На этом пункте у Вас уже могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Читайте также:  Методы того, как управлять людьми

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

№3 Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный. Это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником). Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И вот еще, пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

10 методов контроля

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание, что это.

Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время. И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

Метод 1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента, и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

  • Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
  • Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам. Причём, не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне. Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей,. Это поможет не только проверять факт работы, но и сам процесс. Например, работают ли они по скриптам и как общаются с клиентами в целом.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так. Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи. Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

Метод 3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Вы легко сможете проконтролировать, выполняют свои обязанности сотрудники или нет. Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент.

Читайте также:  Что нужно для антикризисного управления?

Метод 4. KPI (нормирование труда)

  1. В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности.
  2. Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.
  3. Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами.
  4. А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов.

Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

Контроль работы сотрудников: как контролировать персонал

Метод 5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений.

Название этому инструменту – мотивационная доска. Это в прямом смысле доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж. Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником.

Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель. И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

Метод 6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Так мы получаем массу плюсов, главный из них – возможность прослушать спорную ситуацию.

Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя, как работают Ваши сотрудники. Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков.

Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

Контроль работы сотрудников: как контролировать персонал

Метод 7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти дальше.

Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И Вам это поможет контролировать их направление. А вообще, предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче!

Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе.

Как контролировать работу сотрудников? Обзор методов удалённого мониторинга

«Как контролировать работу сотрудников?», – глобальный вопрос, который никогда не теряет актуальности. Проблемные люди есть, наверное, в любой компании:

  • Кто-то прокрастинирует;
  • Кто-то занимается подработками;
  • Кто-то и вовсе потихоньку переводит клиентов из фирмы на свой личный номер.

Все случаи объединяет одна общая особенность: в каждом из них вы, как работодатель, теряете деньги. Именно этих потерь и помогает избежать грамотно организованный контроль над работой сотрудников.

Причём контроль желательно вести постоянно, потому что иначе люди будут хорошо выполнять свои обязанности только в вашем присутствии – а в то время, пока вы не смотрите, вернутся к привычному образу действий. В этой статье рассмотрим несколько способов осуществления такого контроля.

Как контролировать работу сотрудников удалённо?

Удалённый контроль актуален всегда: и в обособленном подразделении, и в сети филиалов – если вы не находитесь за плечом каждого своего работника в режиме 24/7, система дистанционного наблюдения за персоналом точно лишней не будет. Есть три основных инструмента для построения такой системы, подробнее о каждом из них ниже.

Читайте также:  Способы того, как управлять подчинёнными

Видеонаблюдение

Один из самых распространённых способов контроля: на производстве и в офисах с помощью камер можно отслеживать, находятся ли люди на местах и чем они занимаются, определять проблемные ситуации и т. д.

Вариантов организации видеонаблюдения очень много – от базового, когда речь идёт о простой записи видео, до расширенного, с использованием модулей автораспознавания различных событий (проверка пересчитываемых кассиром денег, сигналы о конфликтных ситуациях, отметки входа-выхода сотрудников на территорию и т. д.);

Контроль доступа (СКУД)

Позволяет получать точную информацию о том, когда сотрудник пришёл на работу, когда ушёл. В расширенном виде – если контроль ведётся не только на входе, но и во внутренних помещениях – даёт возможность определять, где конкретно работник находился в тот или иной момент дня.

Системы учёта рабочего времени

Система учета рабочего времени и другие сервисы, которые устанавливаются на компьютеры персонала и отслеживают активность пользователя.

Ни камеры, ни СКУД не позволяют надёжно контролировать работу сотрудников на компьютере – следить за экраном каждого из сотрудников через камеры очень неудобно и, в общем-то, бесперспективно.

Тем более, программы для учёта рабочего времени эту проблему решают полностью: пока человек находится у клавиатуры, записывает всю его активность – какое приложение открыто, какой интернет-трафик идёт, какие кнопки нажимаются.

На основании этих данных формируются подробные отчёты по каждому сотруднику и каждому подразделению, создаются аналитические сводки – в общем, Вы получаете всю информацию, которая нужна для оценки продуктивности работающего за компьютером человека.

Как контролировать работу сотрудников на производстве?

Основные методы контроля за работой сотрудников на производстве остаются теми же, что и в случае с офисом: это видеонаблюдение (возможно, дополненное специальными модулями) и контроль доступа.

Можно использовать для наблюдения за линейным персоналом, кроме того – при отсутствии СКУД – систему можно настроить для контроля времени прихода-ухода, выхода на перекуры и т. д.

Как контролировать работу сотрудников в 1С или Битрикс?

Каждая из систем предлагает собственные модули для контроля над пользователями: в 1С учёт рабочего времени можно организовать на базе 1С:Предприятие, в Битрикс – на основе интегрированного в CRM решения «Учёт рабочего времени». Каждый из этих модулей предлагает все необходимые базовые функции: отслеживает приход-уход сотрудника, его активность в приложении и т. д.

Недостаток у обоих решений один и тот же – ограниченный (относительно профильных, специально разработанных) набор функций и ориентация на работу только с «родной» системой. Если Ваши сотрудники хотя бы иногда работают не только в Битрикс или 1С, мы рекомендуем использовать комплексные решения: отслеживает всю активность за компьютером, в том числе и действия в 1С или Битрикс.

А самые лучшие результаты даёт сочетание разных систем:

  • Модули 1С и Битрикс детально отслеживают активность в соответствующих системах;
  • Kickidler предоставляет данные о всей деятельности человека за компьютером и даёт мощные возможности для аналитики по расходованию рабочего времени, личной эффективности и т. д.

В конечном счёте, лучший контроль – комплексный. В основном вы пользуетесь Kickidler, а при возникновении вопросов к тем или иным сотрудникам дополняете картину за счёт данных с камер, СКУД и встроенных в CRM решений. Такая система помогает надёжно контролировать работу сотрудников, затрачивая на это минимум времени и сил.

Ссылка на основную публикацию