Как происходит адаптация новых сотрудников?

Каждая организация сталкивается с текучкой кадров. Новый сотрудник – лишь часть рабочего процесса. Но важно, чтобы он быстро влился в коллектив организации. От этого во многом будет зависеть его трудоспособность и работа предприятия в целом.

Впервые адаптацию начали упоминать как приспособление организма к внешнему миру. Термин использовался исключительно в физиологии. Сегодня же к вопросу адаптации подходят намного шире. Любая перемена в жизни сопровождается выходом из зоны комфорта.

Адаптация персонала в организации: виды, этапы и методы

Что такое адаптация персонала

Каждому человеку нужно перестроиться, привыкнуть, принять новые правила игры, другими словами – пройти адаптацию. Это оказывает непосредственное влияние на профессиональную деятельность каждого работника, его эффективность, а также психологический настрой. Страх, опасения, неуверенность только усугубляют ситуацию.

Грамотно справиться со всем этим помогает адаптация персонала в организации.

Это целая система из различных мероприятий, которые нацелены на то, чтобы сотрудник приспособился к новым условиям труда, работе в сплоченном коллективе организации быстрее и легче, мог выполнять свои обязанности максимально эффективно. С правильной адаптацией достичь этого можно в разы быстрее.

Для чего в организациях используют систему адаптации персонала

Попадая в слаженный коллектив, новый сотрудник часто сталкивается со стрессом, вызванным всем новым, начиная от обстановки и коммуникации, заканчивая условиями труда и выполняемыми задачами.

Если сотруднику не помочь в это время пройти адаптацию, он может не сосредоточиться на новых обязанностях и качественно их выполнять, а вынужден будет самостоятельно привыкать к новой обстановке, настраивать контакты с коллективом организации, справляться со стрессом.

Это негативно отразится на его трудовой деятельности, и грозит убытками для всей компании. Поэтому многие организации внедряют систему адаптации персонала.

Следуя четкой схеме, сотрудник полностью адаптируется уже спустя пару недель после вступления в новую должность, благодаря чему сможет выполнять свои функции максимально эффективно. В целом адаптационные мероприятия выгодны работодателю по следующим причинам:

  1. Существенно сокращается время привыкания нового сотрудника к своим функциональным обязанностям, персонал может быстрее выйти на нужный профессиональный уровень. За счет этого повышается и производительность в целом.
  2. Вероятность возникновения серьезных проблем, связанных с ошибками молодых специалистов, которые только приступили к трудовой деятельности, сведена к минимуму.
  3. Опытным специалистам не нужно долгое время опекать новичков, они могут полноценно выполнять свои профессиональные обязанности.

Используя правильную адаптацию, можно существенно уменьшить текучесть кадров. Пройти адаптацию персонала также выгодно и по отношению к самим работникам организации. Разработанная методика позволяет не только быстрее освоиться на новом месте, но и получить необходимые знания, навыки.

Избавившись от тревожности, ощущая поддержку компании, каждый специалист убедится в своих возможностях и сможет лучше исполнять обязанности для достижения общих целей.

Задачи системы адаптации персонала

Если правильно обучить персонал в ходе адаптационного периода, можно достичь следующих целей:

  1. Снизить тревожность новичка, неуверенность в собственных силах. Новому сотруднику важно получать психологическую поддержку. Так он чувствует себя более уверенно, уменьшается риск ошибок. Специалист начинает лучше ориентироваться в нестандартных ситуациях.
  2. Сократить первоначальные издержки. Если новый персонал испытывает некие трудности с вливанием в коллектив, это негативно отражается на продуктивности, доход компании падает. Успешно пройдя адаптацию, сотрудник быстрее сможет понять и принять стандарты работы, увеличивая эффективность своего труда.
  3. Сократить текучесть кадров. На любом предприятии текучесть кадров – неизбежный процесс. Некоторые ошибочно полагают, что если массово увольняются не менеджеры среднего/высшего звена, а простые работники, ничего критичного в ситуации нет. Если грамотно подойти к отбору, закрепить каждого специалиста на своем месте, можно в разы повысить эффективность работы каждого отдельного сотрудника и компании в целом. Если специалист и менеджеры перестанут уходить с предприятия, а будут стабильно выполнять свои функции, не нужно будет постоянно тратить время на обучение новых сотрудников. С грамотной адаптацией персонала достичь этого просто.
  4. Сэкономить время опытных специалистов. Чем дольше новичок будет находиться на этапе «стажера», бояться серьезной работы, выполнять все поставленные перед ним задачи, тем дольше коллеги и непосредственный руководитель будут помогать делать ему его же работу.
Читайте также:  Как повысить эффективность работы сотрудников?

Также важно обеспечить новичку позитивный настрой. Он должен получать чувство удовлетворенности от собственной работы. Также важно, чтобы каждый работник воспринимал компанию положительно, лояльно к ней относился.

Если грамотно внедрить систему адаптации сотрудника, человек на начальном этапе уже поймет, как он будет осваиваться в коллективе, как будет происходить адаптационный процесс в целом. Если адаптацию провести правильно, работник и компания смогут максимально приспособиться друг к другу.

Это поможет каждому работнику показывать отличные профессиональные результаты.

Разновидности и методы адаптации персонала

Принято выделять следующие виды адаптации:

  • профессиональная – новичок осваивается, применяет свои знания, согласно новым задачам;
  • производственная – ориентируясь непосредственно на свое новое рабочее место, работник привыкает к новым нормам и правилам, знакомится с документацией, регламентом, рабочими инструментами и механизмами, другими производственными факторами;
  • социальная – в любом новом коллективе нужно научиться правильно взаимодействовать с другими членами команды, стать «своим»;
  • психофизиологическая – освоение нового режима, графика работы, спецодежды и прочего;
  • финансовая – здесь нужно учитывать как новые источники и факторы дохода, так и появившиеся расходы (как пример, затраты на проезд).

Каждый из видов адаптации может использоваться отдельно или в комплексе. Также существует еще одна классификация адаптации персонала в организации – первичная и вторичная.

Первый вид используется, когда молодой специалист приступает к своим обязанностям без какого-либо профессионального опыта, а второй – при смене новым работником рабочего места и/или профессии.

В адаптационной системе есть не только виды, но и несколько методов. Каждый из них считается эффективным, но максимальный результат они дают в комплексе. Внедряя на предприятии адаптацию персонала, можно использовать такие методы:

  1. Наставничество. Опытный сотрудник помогает новичку влиться в коллектив, вводит в курс всех дел, консультирует на начальных этапах работы.
  2. Беседа. Руководитель, менеджер по персоналу и другие специалисты при необходимости проводят с новым сотрудником личную беседу, отвечают на возникшие вопросы новичка, развеивают его возможные сомнения.
  3. Ознакомительная экскурсия. Новичку показывают территорию предприятия, все его структурные подразделения, знакомят с сотрудниками, коротко рассказывают историю компании, ее корпоративную культуру.
  4. Анкетирование. После завершения адаптационного периода и испытательного срока, новичку дают заполнить анкету, что позволяет получить обратную связь и усовершенствовать систему в будущем.
  5. Тренинги и семинары. Проводятся для развития у специалиста определенных навыков. Например, ораторское искусство, развитие стрессоустойчивости, решение конфликтных ситуаций и другие.
  6. Прочие методы. Сюда можно также отнести обучение персонала, тестирование, аттестацию, корпоративные мероприятия и прочее.

Также важно контролировать индивидуальную коммуникацию новичка и руководителя. Специалист всегда должен знать, что думает начальник о его работе. Важно, чтобы коммуникация в данном случае работала в двух направлениях. Сотрудник со своей стороны должен правильно реагировать на замечания, прислушиваться к ним, не бояться задавать уточняющие вопросы.

Этапы адаптации нового сотрудника

Адаптационная система на каждом предприятии включает несколько этапов. Первым делом нужно оценить, насколько новый специалист подготовлен в профессиональном плане, узнать, работал ли он раньше в данной сфере, знаком ли с требованиями и спецификой рабочего процесса, понимает ли схему организации труда, которая используется конкретно в данной компании. Это позволит представить реальные сроки адаптационного периода и разработать соответствующий план.

Следующий этап адаптационного периода – общая ориентация. Сотрудника нужно познакомить с действующим порядком, историей компании, ее традициями, корпоративной этикой и правилами.

По возможности новичка рекомендуется представить коллективу в неформальной обстановке. Закончить данный этап нужно не позже первой недели сотрудника на новом месте работы.

Следующий шаг – действенная ориентация. Пришло время применить на практике полученные знания. Новичок включается в работу и активную жизнь коллектива. Чтобы наверняка знать, правильно ли он все понял и запомнил, успешно ли применяет на практике, от специалиста получают обратную связь.

Это также поможет понять, нашел ли новичок общий язык с коллегами, руководством, разделяет ли ценности компании и прочее. Завершающий этап адаптационного процесса – функционирование.

Читайте также:  Какое правильно поведение с начальником?

Если были выявлены какие-либо трудности у сотрудника на пути выполнения его обязанностей, именно на этом этапе их нужно все преодолеть, чтобы новичок разобрался с работой на 100%.

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

  1. Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
  2. Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
  3. Новичку не подготовили рабочее место. Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь.
  4. Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте. Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
  5. Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи.

Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Адаптация персонала: как новичку влиться в работу

Тщательно продуманный период адаптации и непосредственное участие в нем руководителя и HR-специалиста позволяют снизить текучесть в компании, уменьшить затраты на привлечение новых сотрудников и улучшить горизонтальное и вертикальное взаимодействие в коллективе.

Максимально быстрой адаптации сотрудника в компании способствуют обучающие материалы, встречи с начальством, командные игры и тренинги, корпоративные чаты и тестовые задания.

Встречи с руководителем и обучающие документы

Адаптация персонала особенно важна при расширении штата компании, когда необходимо, чтобы новичок как можно быстрее справлялся с типичными трудностями и становился частью команды, — для этого можно разработать внутренние программы обучения, написать специальную книгу или хотя бы документ с инструкциями, правилами и ответами на часто возникающие вопросы.

В компании Yota в первый день сотрудник получает на почту приветственное письмо и доступ в закрытую группу во «ВКонтакте», в которой есть специальный раздел с краткими инструкциями о жизни компании, основных бизнес-процессах и полезных контактах. Оборудование и рабочее место для сотрудника готовится заранее.

Сориентироваться в огромном потоке информации новым сотрудникам компании «Энергоконтакт» помогают регулярные встречи с руководством и HR-отделом, особенно в первые недели. Предполагается, что общение с коллегами поможет разобраться в поставленных задачах, расскажет о положении дел в отделе и продукте компании.

По словам Екатерины Касаткиной, менеджера по персоналу компании «Энергоконтакт», даже короткие встречи помогут избежать ошибок, которые в противном случае могут всплыть через год-полтора из-за недопонимания в первые дни работы новичка.

«Многие не хотят показаться навязчивыми или неуверенными и сдерживаются, лишний раз не переспросят, не уточнят, не повторят просьбу, — говорит Касаткина. – Иногда человек просто боится обратиться к руководителю. В этом случае новичок может адресовать вопрос службе персонала или коллегам, прикрепленному наставнику или куратору».

За адаптацию персонала в «Энергоконтакте» отвечает либо HR-специалист, либо непосредственный руководитель, который подсказывает новому сотруднику, как работает система документооборота, ставятся задачи, планируются дела и составляются отчеты.

Читайте также:  Какие стили лидерства и руководства?

В Yota эти показатели совмещены. За ввод сотрудника в должность отвечает руководитель, а помогает ему в этом HR-партнер. Сотрудник получает план адаптации, благодаря которому он может назначить встречи с коллегами, с которыми будет взаимодействовать. Руководитель определяет, подходит ли сотрудник компании, после чего для подведения итогов приглашается HR-партнер.

В сети магазинов «Кантата» за адаптацию сотрудника отвечает администратор или другой опытный сотрудник, который хорошо разбирается в ассортименте продукции и продажах.

За адаптацию новых сотрудников в сети магазинов «Радиотехника» отвечают менеджер секции найма, который является куратором на стажировке, и менеджер секции введения в должность на испытательном сроке. Для обучения созданы специальные книги с теоретическими материалами и тетради для заполнения данных о выполнении задании.

В Asia Import Group у каждого новичка есть свой куратор-наставник, который выделяется еще на предварительном этапе и ведет своего подопечного до завершающего этапа. Как правило, он принимает решение о переводе сотрудника на следующую позицию и сообщает свое решение руководству.

Этапы, сроки и критерии успеха

Чтобы облегчить процесс адаптации, полезно выработать формальные критерии успешного прохождения испытательного срока и установить четкие сроки. В этом HR-отдел может помочь непосредственным руководителям.

«Часто руководители стараются переходить к неформальным субъективным оценкам работы своих подчиненных, — говорит Екатерина Касаткина. – Важно в случае с новым сотрудником на испытательном сроке видеть задачи с четкими критериями и пониманием профессиональных ожиданий от него в первые месяцы работы».

Чтобы понимать, насколько успешно протекает адаптация, можно отслеживать следующие показатели:

  • процент сотрудников, успешно прошедших испытательный срок вовремя и досрочно;
  • процент сотрудников, уволившихся из компании в течение испытательного срока;
  • процент сотрудников, уволившихся из компании в течение первого года работы;
  • процент сотрудников, уволенных после прохождения испытательного срока;
  • процент сотрудников, выполняющих функции наставников.

В среднем в компаниях испытательный срок длится один-два месяца. Как правило, он состоит из нескольких этапов: отбора сотрудника, тестового задания, стажировки. Даже на этапе знакомства с сотрудником уже можно понять, насколько он сможет сработаться с коллективом.

В Yota процесс полной адаптации сотрудника занимает три месяца, но, по словам HR-директора Вероники Еликовой, сотрудники вливаются в коллектив гораздо раньше этого срока. Обязательный первый этап — обучение. Длительность этого этапа зависит от должности: например, для тех, кто работает с клиентами, предусмотрено пятидневное обучение.

В «Кантате» есть два типа адаптации сотрудников: двухмесячное знакомство с компанией, во время которого принимается решение о сотрудничестве обеими сторонами, и трех-шестимесячный период глубокой адаптации. На первом этапе сотрудник знакомится с ассортиментом, теорией и основными навыками работы с гостями, на втором посещает тренинги и различные отделы, знакомится с генеральным директором или управляющим.

На втором этапе сотрудник вместе с наставником выбирает, в каком направлении он хотел бы развиваться внутри компании — менеджмент, мерчендайзинг, дизайн и упаковка подарков, сервис.

Также у него появляются личные зоны ответственности за часть работы в магазине и дополнительный функционал помимо продаж, исходя из сферы интересов сотрудника и целей магазина.

В компании GoodSellUs кандидатам без опыта работы позволяют задать вопросы по тестовому заданию в Skype непосредственно руководителю, чтобы сразу же установить рабочий контакт, после чего проводят собеседование с новичком и приглашают его в корпоративный чат в Slack.

Как правило, к финальному моменту новичок уже знаком с двумя-тремя сотрудниками внутри компании и чувствует себя более комфортно. После этого в первый месяц сотрудники работают над небольшими задачами в определенном проекте под контролем аккаунт-менеджера и руководителя компании.

В Asia Import Group ознакомительный период длится одну неделю. Сначала для сотрудника готовится рабочее место: все необходимые материалы, ознакомительные видео, канцелярские принадлежности. В первый день сотрудники знакомятся с документами, историей и структурой организации, сайтом компании, коллективом.

Ознакомительный этап длится всю первую неделю — именно за этот срок новенькие успевают понять принципы работы компании и изучить особенности производимых товаров и предоставляемых услуг.

«Самый короткий срок адаптации — от одного до трех месяцев — у менеджеров по продажам, которые благодаря своим профессиональным качествам легко находят общий язык с остальными членами команды и быстро вливаются в коллектив», — говорит Артем Лылык, генеральный директор Asia Import Group.

Процесс адаптации в сети магазинов «Радиотехника» длится около месяца. Он разделен на две части: стажерский корпус и испытательный срок. Стажерский корпус — это свод теоретических и практических заданий, которые связаны с общей работой компании. Предполагаемый срок выполнения заданий — десять дней, но руководство приветствует, если стажер проходит этот этап за срок до пяти дней.

Месячный испытательный срок полностью включает в себя ввод в должность по должностным инструкциям, которые есть для каждой позиции: от кассира в магазине до исполнительного директора. На испытательный срок ставится определенная цель, при выполнении которой сотрудник автоматически переходит в штатного сотрудника.

Ссылка на основную публикацию