Как проводить еженедельные совещания http://upravlenie1.ru
Как проводить еженедельные совещания
Совещания являются важной частью внутриорганизационных коммуникаций. Без должного обмена информацией вряд ли возможна скоординированная работа сотрудников, подразделений.
Давайте рассмотрим ошибки, которые могут возникать при проведении совещаний.
  • Несистематичность проведения совещаний. В обмене информацией, как и во всем прочем – нужна система! Если совещания случаются исключительно спонтанно и нерегулярно – это служит своеобразным разрешением быть не подготовленным к ним. И вместо конструктивной постановки задач и анализа проделанной работы, начинаются бизнес-посиделки с неопределенным предметом обсуждения.
  • Говорит только руководитель. Чаще это случается при авторитарном стиле управления компанией, либо в условиях спешки, неправильного планирования времени. В таком случае руководитель выливает на сотрудников ряд указаний, а также свое мнение об их работе и не удосуживается даже получить обратную связь. Возможно, руководители подразделений могли бы внести уточнения при постановке задач, либо у них есть потребность конкретизировать информацию… Однако на фразу спешащего куда-то директора «у кого есть вопросы?» - все «деликатно» молчат.
  • Нет обратной связи. Отчасти, эта ошибка уже описана выше. Лишая себя возможности услышать мнение коллег, и то КАК они поняли полученную информацию, руководитель порой лишает себя возможности увидеть:
а) реакцию на свои указания и решения
б) ценную информацию от узких специалистов.
  • Отмалчивающиеся участники совещаний. Молчат, когда нет договоренности, что высказаться должны все или когда говорит только руководитель. Если кто-то молчит, значит кто-то в это время лишен возможности узнать текущее положение дел. Ведь, как правило, бизнес-задачи требуют слаженного взаимодействия подразделений компании.
  • Нечеткость обсуждений. Когда не задана структура выступления на совещании, то общение затягивается и всё более лишается конкретики. Появляется ненужная детализация простых и понятных вещей, и, одновременно с этим, замалчивание важных и сложных вопросов. А вот простой и понятный алгоритм проведения совещаний:
  1. Назначьте день и время проведения еженедельного совещания (в зависимости от специфики вашего бизнеса, такие совещания могут проводиться 2 раза в неделю, 1 раз в неделю, 1 раз в две недели). Придерживайтесь установленного времени.
  2. Приучите сотрудников приходить на совещания вовремя.
  3. Приучите сотрудников приходить на совещания подготовленными. Очень хорошо работает такая подготовка: За 15 минут до начала совещания план на неделю и отчет за прошлую неделю от каждого сотрудника / подразделения/ руководителя должен находиться в электронной почте директора. Таким образом, директор имеет возможность ознакомиться с проделанной работой и подготовить вопросы, а к тому же быть уверенным, что сотрудники не «на бегу» выдумывали свои планы. Лучше, если такие планы – отчеты будут сделаны в единой табличной форме.
  4. Не забывайте следить за временем. Совещания не должны длиться больше часа. Определите лимит времени на каждого выступающего заранее. 
  5. План/факт. Далее необходимо сверить план прошлой недели с фактом. Пусть каждый сотрудник отчитается какие из поставленных задач ранее выполнены, а какие нет (почему «нет», и что сотрудник планирует в такой ситуации делать). Для точной проверки информации у директора должны быть под рукой планы на прошлую неделю.
  6. Планы на текущую / следующую неделю. Попросите каждого присутствующего рассказать о планах на неделю. Четко, кратко, с расстановкой приоритетов. 
  7. Обязательно обратите внимание всех присутствующих на возможность задавать вопросы друг другу (не только руководителю), если задачи касаются сразу нескольких подразделений.
  8. В завершении или в начале совешания руководитель может поделиться новостями, управленческими решениями (Что? С какой целью? И почему именно так решено?...).
  9. По итогу совещания обязательно вдохновите сотрудников и пожелайте им успехов!
К СПИСКУ СТАТЕЙ