Взаимодействие руководителя и подчиненного http://upravlenie1.ru
Взаимодействие руководителя и подчиненного
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ В КОМАНДЕ

Методы коммуникаций:

  1. Круглый стол, где сотрудники могут свободно пообщаться и задать все интересующие вопросы.
  2. Запуск анкет – ожиданий для определения наиболее интересующих вопросов.
  3. Создать внутренний форум/блог, где сотрудники могут высказывать свое мнение по любым корпоративны вопросам. На форуме можно высказать похвалу во всеуслышание. Блог можно использовать и как рабочий журнал, по которому линейные руководители могут отслеживать выполнение планов.
  4. Печатные корпоративные издания.
  5. Совещания/собрания
  6. Посещение руководством коллективов
 

 Основные принципы PR управленческих решений:

  1. Признание положительного вклада сотрудников в успехи предприятия.
  2. Поощрение, одобрение, похвала.
  3. Свободно выражать собственное мнение по всем вопросам управления, включая обоснованную критику руководства.
  4. В отношении привилегий все сотрудники равны.
  5. Все новости сотрудники компании должны узнавать по внутренним каналам связи.
  6. Учитывать мнения, позиции, представленные сотрудниками идеи в процесс управления.
  7. Информировать о планах организации.
  8. Обязательно выполнять обещания, данные сотрудникам.
  9. Удовлетворять потребности сотрудников в персональном внимании.
 

Внутреннее взаимодействие посредством печатных корпоративных изданий:

Внутренние публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи, поскольку сотрудники при непосредственной встрече с руководителем не всегда решаются на обсуждение конфликтных вопросов.
  1. Информационный бюллетень.
  2. Стенгазета. Важно, чтобы как можно больше сотрудников выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам: новостям, проблемам, событиям, мероприятиям корпоративной культуры низовых, первичных подразделений организации.
  3. Ежегодный отчет является эффективным PR - инструментом. В результате оглашения конкретных цифр и фактов сотрудники получают полное представление о готовых итогах развития и перспективах роста компании.
СОДЕРЖАНИЕ:
  • письмо руководителя, в котором выражается благодарность сотрудникам и описывается работа компании, ее основные достижения в течение года;
  • отчет об использовании фондов. Этот документ часто оформляется в виде графиков и диаграмм, характеризующих использование организацией поступивших средств;
  • анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграммах, в динамике отражающих активы и пассивы компании, доли ее акционеров;
  • характеристика основных средств компании, данная в простой, графической форме: что представляет собой предприятие, где и в каком виде находятся его основные средства;
  • отчет об участии компании в социальных программах;
  • характеристика расходов на аппарат - освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управленческого аппарата;
  • вопросы управления. В этой части, как правило, дискутируются наиболее важные действия менеджмента, положительный и отрицательный опыт в этой области;
  • информация о контингенте сотрудников. Это — ключевая тема, которая призвана проходить красной нитью через весь отчет, подчеркивая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотрудников на рабочих местах и т.д.
  1. Электронные дайджесты.
  2. Доски объявлений. Для повышения их привлекательности используются графика, фотографии, элементы декора, цветное оформление и т.д. Крайне важно регулярное своевременное обновление информации назначенным  PR - менеджером.
  3. Агитационные плакаты обычно размещают на стенах или колоннах внутри рабочих помещений. Они напоминают обычно о: корпоративной миссии; славных традициях; поставленных перед подразделением целях; трудовой дисциплине; охране труда; производительности труда и пр.
  4. Брошюры, руководства, справочники можно разделить на три вида:
  •  литература общего плана, типа проспектов, предназначенная для новых сотрудников. Они содержат правила организации, отмечают преимущества, которые может получить новый сотрудник организации, если будет с ней сотрудничать и придерживаться этих правил. Такая литература необходима новичку для адаптации, она дает возможность проникнуться идеями организации, ознакомиться с ее культурой;
  • справочная литература. Здесь могут рассматриваться, например, виды и способы страхования, пенсионные и медицинские программы, распределение прибыли, формы и методы поддержания безопасности, информация о стажировках и обучении, различные организационные вопросы. Такие справочники предназначены для обеспечения сотрудников специфичной информацией по тому или иному важному вопросу;
  • институциональная литература служит для понимания философии организации. Она описывает ее ценности, принципы функционирования (управления), а также касается качества работы, конкурентоспособности, социальной ответственности, роли организации в обществе. Здесь могут описываться празднования юбилеев, вручение наград, рассказываться об истории, успехах, деятельности основателей и «героев» организации.
  1. Письма призваны как бы имитировать прямое, личностное общение ведущих руководителей с целевыми аудиториями в разговорной, персональной манере общения. Они экономят средства, обеспечивают индивидуальный подход, имеют высокую скорость воздействия.
  2. Поздравления. За рубежом и во многих крупных российских банках и компаниях важная информация о сотрудниках, клиентах и партнерах компании вводится в базу данных. В соответствии с ней специальные программы автоматически отслеживают направление поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев.

Средства личных контактов руководителя с подчиненным.

  • Совещания, собрания. Собирая людей вместе, обеспечивая им возможность говорить и слушать, гарантируют двустороннюю коммуникацию. Сюда же относится и один из эффективнейших способов обсуждения и генерации новых идей — метод «мозговой атаки», который позволяет постоянно поддерживать командный дух в коллективе.
  • Посещения высшего руководства всех первичных коллективов. Проводятся не реже одного раза в квартал; поводом для встреч могут служить, например, поздравления с национальными и корпоративными праздниками, достижениями и наградами всего подразделения либо его отдельных членов, юбилеями передовиков и руководителей этих подразделений.
  • Участие руководства в корпоративных мероприятиях.
  • «Горячие линии». Это бесплатный телефон, по которому любой сотрудник или потребитель продукции может выразить свое мнение и высказать пожелания.
  • С помощью компьютерной связи можно проводить те же совещания. Коммуникация, осуществляемая через компьютер, позволяет участникам совещания выражать свои мнения по очереди и нивелирует влияние босса.
  • Видеофильмы. Десяти минутный видеоролик с записью речи руководителя, рассказывающего о новой политике компании, воспринимается доходчивее, чем большая статья. Особенно, если руководитель обладает заметной харизмой.
  • Телеконференции. Одновременные деловые совещания в нескольких городах могут быть таким же образом связаны с выступлениями, демонстрируемыми на крупноэкранном телевизионном оборудовании.
  • Внутреннее телевидение позволяет пересылать по сети или видеокассетой фильмы почти 2000 сотрудникам в одно и то же время. Это помогает обсуждать видеоматериал в процессе его трансляции, что помогает появлению новых идей, различных инноваций.
  • Кружки качества хороши своими непосредственными контактами их участников. Это группы служащих или рабочих одного подразделения, которые добровольно собираются на регулярные собрания, как правило, в выходные дни на 2—3 ч, для обсуждения проблем качества и разработки идей по его поддержанию или улучшению. В Японии такие кружки охватывают около 10 млн. человек, что дает ежегодный эффект в 20—25 млрд. долл. При этом руководство компаний материально и морально стимулирует активное участие каждого работника в деятельности кружков качества. В результате количество рационализаторских предложений, поступающих от участников кружков качества, в 5—6 раз больше, чем от развития сотрудничества персонала в американских компаниях. В среднем же в Японии внедряется каждое пятое рациональное предложение участников кружков.
  • Опрос по выяснению внутрифирменного общественного мнения. Это один из самых универсальных и эффективных методов выявления проблем. Опросы производят или при личном интервьюировании, или с помощью анкет, рассылаемых по почте. Ответы фиксируют либо в открытой, либо в анонимной форме.Последняя считается более объективной.

Каналы обратной связи:

  • негласные информаторы среди сотрудников;
  • горячие информационные линии (пейджер, телефон);
  • периодические опросы;
  • анкетирование (методики оценки психологического климата в коллективе, например);
  • коллективные обсуждения;
  • наличие информаторов среди сотрудников;
  • прямое обращение сотрудника;
  • ящик жалоб и предложений;

11 «не» в процессе слушания

  1. Слушая собеседника: не делайте вид, что слушаете, не притворяйтесь. Вас быстро разоблачат.
  2. Не перебивайте собеседника без надобности.
  3. Не подчеркивайте своим поведением, что вам слишком трудно слушать.
  4. Не спешите принять решение, не разобравшись в сути проблемы.
  5. Не отвлекайтесь, когда говорит ваш собеседник.
  6. Не давайте вашим эмоциям, установкам, стереотипам влиять на оценку собеседника и его сообщения.
  7. Не делайте поспешных возражений, не выслушав говорящего внимательно и до конца.
  8. Не отвергайте с ходу новую для вас идею только потому, что она нова для вас и выглядит сомнительной или вы с ней не согласны.
  9. Не задавайте одновременно слишком много вопросов. Это подавляет собеседника и вынуждает занять оборонительную позицию.
  10. Не давайте непрошеных советов. Сначала установите, что хочет собеседник: совместно поразмышлять, обсудить проблему или же получить конкретную информацию.
  11. Не делайте поспешных выводов.

Полезные советы для эффективного слушания

 
  • Создайте говорящему обстановку, облегчающую процесс высказывания. Покажите говорящему, что вы хотите слушать. Выслушайте собеседника. Дайте ему возможность и время высказаться, ведь он лучше осведомлен о своих проблемах и нуждах. Помните: нельзя прерывать собеседника и переводить разговор на другую тему до тех пор, пока он не выскажется до конца.
 
  • Если вы перебиваете собеседника, то у него может создаться впечатление, что его лишили права высказаться. Он затаит на время свои мысли и чувства, а затем неожиданно их выскажет, что может вызвать ряд дополнительных проблем.
 
  • Настройтесь «на одну волну» с говорящим. Убедитесь, что вы обсуждаете одну и ту же проблему. Если собеседник уже высказался, то повторите главное из его сообщения своими словами. Это оградит вас от любых неясностей и недоразумений.
 
  • Проявите полное внимание к собеседнику. Повернитесь лицом к говорящему, поддерживайте с ним визуальный контакт. Выражением лица, позой, движениями подтверждайте свое внимание к тому, что говорится. Сидите или стойте от собеседника на расстоянии, удобном для обоих. Помните: говорящий хочет общаться с мыслящим и чувствующим человеком, а не с каменной стеной.
 
  • Устраните все отвлекающее. Плохого слушателя все отвлекает. Сосредоточьтесь на том, что говорит собеседник. Следите за главной мыслью, не отвлекайтесь на частные факты.
 
  • Мы думаем в 4 раза быстрее, чем говорим. Когда кто-либо говорит, наш мозг большую часть времени свободен и отвлекается от речи говорящего. Помните, что любой человек может удерживать сконцентрированное внимание только в пределах нескольких минут.
 
  • Старайтесь понять не только смысл слов, но и чувства собеседника. Очень часто невысказанное намного важнее «открытого текста».
 
  • Наблюдайте за невербальными сигналами говорящего, т. е. проникайте в смысл его интонации, мимики, жестов, поз. Следите за тем, как часто говорящий смотрит на вас и как он поддерживает с вами визуальный контакт. Следите за скоростью его речи и интонациями. Обращайте внимание на то, способствуют ли невербальные сигналы усилению речи отправителя или противоречат словесному содержанию.
 
  • Помните, что ваша цель – понимание того, что говорит вам собеседник.
 
  • Придерживайтесь одобрительной установки по отношению к собеседнику. В противном случае у говорящего может возникнуть либо излишняя напряженность, либо неуверенность и вялость.
 
  • Эмоциональное одобрение говорящего помогает слушателю точнее понять сообщение.
 
  • Сопереживайте с собеседником. Будьте способны ощутить себя на месте другого человека и понять его точку зрения и эмоции.
 
  • Если вам неясно, что-то из того, о чем говорит собеседник, задавайте вопросы. Это свидетельствует о вашей заинтересованности в обсуждении, побуждает собеседника полнее аргументировать свои предложения.
 
  • Помните, что при общении основная задача в том, чтобы сказать как можно меньше, а узнать как можно больше.

 

Деловое общение ''подчиненный-руководитель ''.

 
  • Вам надо стать опорой руководителя в создании доброжелательной атмосферы в коллективе. Руководителю нужна такая поддержка.
 
  • Никогда не навязывайте точку зрения руководителю, не пытайтесь им командовать. У вас имеются предложения или замечания? Надо вежливо и тактично уметь их высказать.
 
  • В отношении с руководителем забудьте категорический тон. Вечно поддакивающий работник быстро надоедает, а всегда говорящий "нет" раздражает.
 
  • Не изменяйте своим принципам и имейте устойчивый характер.
 
  • Нельзя "через голову" обращаться по рабочим вопросам к руководителю вашего руководителя. Ваш непосредственный начальник в этом случае потеряет свой авторитет, а вы прослывете человеком, пренебрегающим мнением начальника или сомневающимся в его компетентности. В лице непосредственного руководителя вы приобретете врага.

Деловое общение "руководитель-подчиненный".

К формам распоряжения относятся: просьба, приказ, запрос и т. д. Приказ чаще применяют в отношении неисполнительных сотрудников. Просьба применяется, если отношения между руководителем и подчиненным носят доверительный характер. При такой форме сотруднику легче обозначить проблему и ее решения. Именно отношения руководителя к подчиненным и определяют весь характер делового общения, нравственно-психологический климат в коллективе.
Некоторые элементы общения:
 
  • Если сотрудник не исполнил распоряжения руководителя, то нужно не только дать понять, что руководителю известно об этом, но и сделать подчиненному соответствующее замечание. Иначе, это может показать, что невыполнение своих обязанностей ненаказуемо.
 
  • При необходимости критике подвергайте действия и поступки, а никак не личность сотрудника.
 
  • Руководителю не стоит давать советы подчиненному, как поступать в личных делах.
 
  • Если руководитель по какой-либо причине не владеет ситуацией, то не стоит давать сотрудникам возможности заметить это. Надо постараться сохранить их уважение.
 
  • Руководитель должен быть справедливым. Один из принципов: за большие заслуги – большее вознаграждение. Руководитель должен поощрять свой коллектив.
 
  • Прекрасно выполнил подчиненный свою работу – поощрите его не только материально, но и морально. Лишним не будет еще раз его похвалить. У подчиненного должно укрепляться чувство собственного достоинства.
 
  • Используйте доступный язык при информировании сотрудников. Термины могут быть непонятны остальным.
 
  • Информация должна быть четкой и прозрачной. Это необходимо во избежание непонимания и нейтрализации «сарафанного радио».
 
  • Информация должна быть доступной. В зависимости от способа донесения ее, надо предлагать, по возможности, альтернативные способы получения, сохранение в общедоступных папках. Это особенно важно при распространении новой политики или процедур компании.
 
  • Используйте индивидуальный подход. Например, поздравление сотрудников с днем рождения как еще один способ нематериальной мотивации. Каждому будет приятно получить поздравление от компании, почувствовать себя нужным и важным для нее, а также причастным к общему делу.
 
  • Подкрепляйте слова действиями. Естественно, для налаживания эффективного общения с сотрудниками необходимо на практике оправдывать их доверие.
 
  • Больше позитива! Для формирования благоприятной рабочей атмосферы необходимо периодическое поднятие настроения сотрудников. Например, сообщать им о хороших результатах отчетного периода.
 
  • Руководитель должен приходить на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;
 
  • Нельзя предоставлять информацию сотрудникам до официального ее утверждения во избежание слухов.
 
  • При ограниченности времени на общение обязательно предупредить об этом собеседника: «К сожалению, в моем распоряжении только … минут. Поэтому предлагаю изложить вопрос по существу!». Возможно, следует перенести беседу на более удобное время, либо обсудить по – другому (скайп, телефон, эл.почта).
 
  • Благодарите сотрудников за взаимодействие по вопросу.
 
  • Не переходите на личности, критика должна касаться только выполненного задания.
 
  • Проявляйте внимание к сотрудникам. Любую «проблему» нужно обсудить, решить, либо объяснить сотрудникам, почему сейчас ничего изменить в компании нельзя.
  • Самые важные сообщения должны презентоваться на общих собраниях сотрудникам компании для исключения искажения информации при передаче вверх и вниз.

 

Деловое общение "между сотрудниками".

 
  • Необходимо четко разделить обязанности и ответственность в выполнении общей работы.
  • Никогда не преувеличивайте свои деловые возможности, не давайте пустых обещаний. Если вы не сможете их выполнить, даже если на это были объективные причины, вам будет неудобно.
  • На работе не стоит выспрашивать о личных делах и проблемах. Не лезьте человеку в душу.
  • При появлении в компании с каждым из руководителей обговорить формат обращения к нему. Либо ввести в компании правило «Обращаемся на «ты».
  • При получении информации (письменная/устная форма) резюмировать: «Правильно ли я вас понял, …»
  • Каждый сотрудник должен уважительно относиться к другим сотрудникам.
  • Каждый сотрудник должен правильно и чётко выражать свою мысль.
  • Каждый сотрудник обязан отвечать на сообщения, поручения или вопросы от других сотрудников примерно так: Понял, принял, сделаю … .
  • Сотрудник должен быть грамотен, краток, чёток и адекватен.
  • Необходимо вежливо общаться и с сотрудниками компании, так как это тоже клиенты компании! Грубость, невнимательное отношение к сотрудникам также может разрушить созданную бизнес – репутацию и сказаться на прибыли.
  • Отвечайте вовремя в обозначенные сроки.
  • При употреблении новых слов обязательно их пояснять.
  • Когда один сотрудник говорит, другие молчат. Перебивать говорящего нельзя.
  • Сдерживайте свой характер.

Правила активного слушания:

  1.  Для  того  чтобы  устранить  из  беседы  излишнее  напряжение   и продемонстрировать уважение к собеседнику, необходимо  избегать  чрезмерного формализма и вносить в беседу человеческую теплоту и дружелюбие.
 
  1. Необходимо проявлять открытость, искренность и  заинтересованность. Это вызовет  ответную  искренность  у  собеседника  и  поможет  ему  принять решение. Слушатель должен постараться возложить на  собеседника  обязанности принятия решения, однако при этом он должен  быть  удовлетворен  достигнутымрезультатом.
 
  1. Следует поставить себя  на  место  собеседника,  чтобы  понять  его настроение.
 
  1. В  ходе  беседы  слушателю  нужно  по   возможности   использовать соответствующие невербальные средства  общения.  Мимика,  выражение  лица  и интонация должны соответствовать  произносимым словам.
 
  1. В ходе беседы позиция слушателя должна быть открытой (ни  руки,  ни ноги не должны быть скрещены).
 
  1. Нельзя опаздывать на встречу и допускать, чтобы  телефонные  звонки или  другие  помехи  прерывали  беседу,  поскольку  это  свидетельствует   о недостатке уважения к собеседнику.  Необходимо  устранить  все  раздражающие моменты.
 
  1. При затянувшемся молчании можно задать собеседнику вопросы, которые побудят его к разговору.
 
  1. Иногда можно использовать напоминание, чтобы акцентировать внимание собеседника на  проделанном вопросе, проблеме.
 
  1. Необходимо вникать в смысл сказанного.
 
  1. В ходе беседы следует сдерживать свой  характер  и  не  показывать отрицательных эмоций.
 
  1. Не говорить одновременно с говорящим.
 
  1. Необходимо быть терпеливым к собеседнику, не экономить время и  не прерывать говорящего.
 
  1. Недопустимы критика и споры.
Для внутреннего корпоративного взаимодействия используются:
  • информационные стенды,
  • буклеты,
  • плакаты,
  • доклады,
  • ящики обратной связи,
  • выступления руководителей в СМИ,
  • тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами),
  • специализированная телепрограмма,
  • "круглые столы",
  • "прямые линии" и "горячие линии",
  • планерки и совещания,
  • встречи с коллективами,
  • интранет (внутренний объединенный сайт компании).
  • День открытых дверей.
 
Если дверь в кабинет начальника всегда закрыта, ни о какой коммуникации не может быть и речи. Держите двери открытыми, если только не проводите важного совещания. Это способствует общению и передаче информации, создает атмосферу для обсуждения и обмена мнениями между начальником и подчиненными.
  • Открытая планировка.
Если офис разделен на множество мелких отсеков с перегородками, комнатками и путаными коридорами, сообщение между сотрудниками и целыми отделами затруднено. Открытая планировка, когда все работники находятся в одной большой комнате, позволяет им общаться более продуктивно. Находясь среди подчиненных, руководство открыто для общения и обмена мнениями и всегда может помочь подчиненному или проследить за тем, как выполняется работа.
  • Совещания с глазу на глаз.
  • Электронная почта — полезный инструмент общения, но если вам нужно серьезно поговорить с кем-нибудь из коллег или подчиненных, лучше всего встретиться с ними с глазу на глаз. Рукопожатие, жесты, голос, интонация и настроение — все это очень важно. Проводите такие встречи регулярно, чтобы видеть и слышать своих сотрудников, а не только читать их письма.
  • Офисные сплетни.
В каждом офисе есть свои сплетники, с этим ничего не поделаешь. Но можно использовать сплетни и слухи в своих целях. Если вы не контролируете распространение сплетен среди сотрудников, это может серьезно сказаться на рабочем настрое и снизить производительность. Хороший руководитель должен держать руку на пульсе офисных сплетен, чтобы вовремя ликвидировать недоразумения и подтверждать сведения, соответствующие реальности.
  • Общие собрания.
Во многих компаниях результат зависит от слаженной работы всего коллектива, поэтому руководство регулярно проводит общие собрания сотрудников. У каждого такого собрания должна быть четкая цель и программа, а сотрудники должны готовиться к ним и выступать со своими предложениями. Проводите общие собрания постоянно, чтобы оценить работу всего коллектива и определить цели и задачи компании на будущее.

Фишки:

  1. Руководитель ежемесячно приглашает на обед 25 сотрудников со всей страны (по два работника с каждого филиала). Во время обеда у сотрудников есть возможность задать любой вопрос руководителю. Через некоторое время вопросы – ответы публикуются в информационном бюллетене и вывешиваются на информационные доски в каждом подразделении компании.
  • Уведомить состав собрания о повестке дня
  • Совместный завтрак/обед
  • Не рассуждаем о ситуации, но предлагаем пути решения
  • Пишите письма с учетом разницы во времени между странами.
  • Эл. Почту необходимо включать в начале рабочего дня (выключать только по окончании рабочего дня)
  • В выходные дни почту необходимо проверять 2 раза в день: 12.00/17.00

Несколько правил телефонного общения сотрудников.

  • Если на звонок отвечают не сразу, не стоит сразу отменять вызов, возможно на той линии чем- то заняты, дождитесь примерно шести гудков.
  • Если разговор неожиданно прервался, перезвонить обязан тот, кто звонил первым, но если собеседник – клиент или заказчик, то перезванивать должен ваш сотрудник, причем, как можно быстрее.
  • Если вашему работнику необходимо срочно отойти, он должны извиниться. Отсутствие не должно превышать одной минуты, при возвращении надо извиниться за случившееся ожидание.
  • Очень часто сотрудники компаний допускают подобные ошибки:
  • Клиенты задают практически одни и те же вопросы, а сотрудники проявляют нетерпение, начинают опережать ответы или просто перебивают. Лишая в таком случае внимания клиента, можно мало на что рассчитывать.
  • Сотруднику необходимо скрывать свои эмоции, прежде всего раздражение. Ведь общение по телефону- это неотъемлемая часть работы и чем доброжелательней он будет, тем успешней будет его работа.
  • Правила общения по мобильному телефону для работников вашей организации:
  • Мобильный телефон - это личный телефон и при разговоре по нему персонал не должен делать свидетелями всех окружающих. Поэтому лучше, пусть говорят тихо или отойдут подальше от других людей.
  • При разговоре по стационарному телефону, мобильный телефон лучше поставить на негромкий звук или включить виброзвонок.
  • При личной работе сотрудника с клиентом, а так же на совещаниях телефон должен быть выключен.
  • Звоня человеку на мобильный телефон, сотрудник должен поинтересоваться, может ли оппонент разговаривать.
  • Постарайтесь полностью искоренить или свести к минимуму личные звонки сотрудников в рабочее время. Введите систему штрафов и безжалостно штрафуйте их за любое нарушение ваших правил телефонного общения.
  • На работе работники должны работать, а не решать свои личные проблемы и отвлекаться, тратя время, за которое платите вы.
  1. Всегда выполняйте то, о чем говорите. Если к вам обращаются по какому-либо вопросу, и вы соглашаетесь заняться этим вопросом — так и сделайте.
  2. Руководите собственным примером. Члены группы сознательно или бессознательно имитируют ваше поведение. Действуйте так, как вы хотели бы, чтобы действовали члены группы.
  3. Взаимодействие и еще раз взаимодействие. Хорошо налаженные коммуникации является основополагающим навыком управления рабочей группой и проектами в целом. Овладев качественными навыками взаимодействия, вы сможете добиться успеха в осуществлении проектов практически в любой области.

Способы организации эффективного взаимодействия.

  • Передавайте нужную информацию нужным людям в нужное время. Бесполезная информация распыляет внимание; если она не нужна получателю, то она превращается в шум или мусор, засоряющий рабочее пространство.
  • Соблюдайте правила этикета электронной почты. Сообщения должны быть краткими и лаконичными. Отправляйте письма только тем сотрудникам, которые действительно должны знать их содержание.
  • Перефразируйте смысл высказывания говорящего своими словами. Это даст вашему собеседнику понять, что вы действительно внимательно слушаете и заинтересованы в правильном понимании содержания информации.
  • Задавайте уточняющие вопросы. Это убедит говорящего в том, что его сообщение услышано, но вам необходима дополнительная информация для полного понимания сути сообщения. Такой способ очень полезен для прояснения сказанного.
  • Соблюдайте правила этикета голосовой почты. Оставляйте краткие и содержательные сообщения. Четко произносите слова и дважды повторите номер своего телефона, чтобы адресату не приходилось по нескольку раз прослушивать ваше сообщение.
  • Устраняйте шумы и помехи. Шум отвлекает и может отрицательно сказаться на текущем взаимодействии. Сосредоточьте все внимание на человеке, с которым вы общаетесь в данный момент, и не отвлекайтесь на посторонние раздражители.
  • Пользуйтесь методом активного слушания. Активное слушание предполагает зрительный контакт, знаки того, что вы внимательно и заинтересованно слушаете, а также уточняющие вопросы и наблюдение за невербальным поведением говорящего.
  • Формулируйте сообщения точно и по существу. Избегайте технического профессионального жаргона и подробностей. Для обеспечения ясности и убедительности используйте следующий метод публичных выступлений: начните с общей формулировки того, что вы хотите сказать аудитории, затем скажите это и в конце кратко сформулируйте то, что вы только что сказали.
  • Комбинируйте методы взаимодействия. При выступлении пользуйтесь визуальными средствами, включайте графики и диаграммы в печатные материалы. Совмещение двух или трех методов взаимодействия очень эффективный способ помочь слушателям запомнить ваше сообщение.
  • Проявите терпение при передаче сложных идей или технической информации. Иногда приходится вдаваться в технические аспекты ситуации. В таких случаях будьте терпеливы и потратьте дополнительное время и усилия, чтобы объяснить смысл высказывания. Вам он вполне очевиден, но слушателям может не хватить опыта или знаний в технических вопросах, что потребует дополнительных усилий с вашей стороны.
  • Политика открытых дверей. Этот пункт имеет непосредственное отношение к коммуникации. Если члены группы считают вас замкнутыми и недоступными, они не будут делиться проблемами или вопросами, возникающими по проекту. Поощряйте сотрудников общаться с вами, будьте доступными.
  • Будьте честными. Честное отношение вызывает ответное доверие членов группы. Убедившись с том, что вы честный и порядочный человек, они начнут уважать вас как руководителя. Не приукрашивайте негативную информацию. Изложите группе все факты, сообщите о возможных альтернативах и спросите их совета, если он необходим. В любом случае сохраняйте конфиденциальность. Если сотрудники поймут, что все их сообщения со скоростью света распространяются по организации, вы будете последним узнавать о проблемах и новостях группы.
  • Не опаздывайте. Начинайте совещания точно в назначенный срок. Если вы должны присутствовать на собраниях, назначенных другими людьми, приходите воврем
К СПИСКУ СТАТЕЙ